Krok drugi: ZASADY WSPÓŁPRACY

Gdy już udało wam się nawzajem poznać i nawiązać dobry kontakt pomiędzy organizacją społeczną a agencją reklamową to można zaczynać nowy etap współpracy przy projekcie. Zanim jednak weźmiecie się do właściwej pracy, przeznaczcie czas na dokładne zaplanowanie działań i określenie poszczególnych stron. Bo, jak przestrzega znana mądrość zarządzania: Brak planowania to planowanie porażki.

fot. pixabay.com

Wasze organizacje zapewne znacznie różnią się między sobą: strukturą, ekspertyzą, dostępnymi zasobami i kulturą organizacyjną, czyli sposobem załatwiania spraw. Szczegółowe planowanie i dokładne określanie roli każdego z partnerów projektu pozwoli Wam poznać różnice pomiędzy organizacjami i zapobiec ewentualnym niespodziankom (lub rozczarowującym zaskoczeniom) na dalszym etapie pracy. To właśnie te różnice nadają sens Waszej współpracy, dzięki nim możecie się dzielić i dopełniać.  Określcie, nazwijcie i sprawdźcie, czy tak samo rozumiecie swoje kompetencje, czyli obszar działań, w którym organizacja posiada wiedzę, doświadczenie i umiejętności właściwe, aby móc przejąć liderską rolę i odpowiedzialność. Kiedy już zbudujecie więź opartą na zaufaniu i wiedzy oraz uznaniu własnych obszarów ekspertyzy w projekcie, zdecydowanie warto określić zasady współpracy.

Zasady współpracy będą ramą realizacji wspólnego projektu, zadbajcie więc o ustalenie ich lub chociaż potwierdzenie na jak najwyższym szczeblu hierarchii, czyli pomiędzy osobami zarządzającymi. Jeśli nie macie pisemnej umowy wyszczególniającej warunki i zakres współpracy to ustalone zasady przyjąć możecie za pomocą np. notatki ze spotkania lub maila, który zostanie zatwierdzony przez wszystkie strony.  Wśród zasad współpracy znaleźć się powinny te dotyczące m.in.:

• Ogólnego i szczegółowego harmonogramu pracy. Określcie najważniejsze kroki milowe w projekcie i przyporządkowane im deadliny.
• Podziału obowiązków, odpowiedzialności za poszczególne zadania i role w projekcie. Ważne aby obie współpracujące ze sobą strony wiedziały, do kogo mogą się zwrócić z określonymi kwestiami (co nie jest oczywiste jeśli macie różne struktury organizacyjne i kulturę pracy).
• Sposobu, w jaki tworzone są ustalenia i podejmowane decyzje. Szczególnie zwróćcie uwagę na decyzje, które wymagają konsultacji i konsensualnego podejścia. Uzgodnijcie, które decyzje mogą być podejmowane samodzielnie przez jedną ze stron, a które wymagają wspólnych ustaleń.
• Sposobu komunikacji zewnętrznej o wspólnym projekcie oraz kto, jak i kiedy informuje o waszych działaniach media lub inne podmioty. Zadbajcie o jasność odnoście tego, jaki jest przekaz, kto go ustala i tworzy komunikaty na zewnątrz na różnych etapach projektu.
• Sposób udzielania sobie informacji zwrotnej, dzielenia się wątpliwościami i zastrzeżeniami.

Jeśli przyłożyliście się do planowania, dokładnego określenia zadań i ról poszczególnych stron, ufacie sobie i komunikujecie się otwarcie, to raczej nie macie się o co martwić. Umowy i zasady są najbardziej przydatne w tym momentach kiedy coś zgrzyta, nie do końca działa tak, jak sobie wyobrażaliście. Wtedy jest do czego się odwołać i istnieją uzgodnione wcześnie procedury postępowania w takich momentach. Nie porzucając optymizmu i nadziei przyjrzyjcie się chłodnym, sceptycznym okiem waszym zasadom współpracy i  zróbcie analizę ryzyka (wspólnie!). Jeśli już na etapie planowania jesteście w stanie namierzyć jakieś wyraźne zagrożenie dla współpracy, to jest to dobry czas na stworzenie „planu B”, który będziecie mieć w zanadrzu.

Jan Świerszcz