Narzędzia, które usprawnią komunikację Twojej organizacji

13 sierpnia 2018

Na rynku dostępnych jest wiele narzedzi, które ułatwiają prowadzenie komunikacji w internecie.  Wśród nich znajdą się zarówno narzędzia pozwalające na optymalizację działań w mediach społecznościowych (np. skracacze linków, monitoringi, narzędzia do analityki), elektroniczne biura prasowe, systemy do wysyłki, newsletterów, a nawet edytory zdjęć i grafik dostępne bezpośrednio z przeglądarki. Z których z nich najlepiej skorzystać? Wybieramy je specjalnie dla Was!

Autor: Adam Barański

Zacznijmy od strony!

Dawniej postawienie strony internetowej wiązało się z mniejszymi lub większymi komplikacjami oraz długotrwałym procesem jej tworzenia. Obecnie możemy skorzystać z jednego z dostępnych kreatorów stron – np. wix.com kub weebly.com, które umożliwiają uruchomienie witryny internetowej w kilka minut.

Jeśli mamy odrobinę cierpliwości oraz czasu możemy spróbować własnych sił z WordPressem, rozbudowanym systemem do tworzenia stron oraz blogów oraz zarządzania treściami. Wbrew pozorom nie jest to skomplikowane – poradzić sobie może z tym nawet laik. Aby postawić stronę przy użyciu WordPressa wystarczy wykupić hosting lub domenę u jednego z polskich lub zagranicznych operatorów, zainstalować system (większość hostingodawców ma taką wbudowaną opcję) i wybrać jeden z dziesiątek tysięcy szablonów płatnych lub darmowych. Voila! Nasza strona jest gotowa.

Biura prasowe i wysyłki informacji

Jeśli chcemy rozpocząć komunikację z mediami za pośrednictwem Internetu powinniśmy pomyśleć o elektronicznym biurze prasowym. Umożliwia ono publikację informacji prasowych oraz ich szybką dystrybucję do dziennikarzy. Wśród najpopularniejszych systemów tego typu znajdziemy m.in. netPR.pl – oprogramowanie do budowy newsroomów oraz automatyzacji wysyłek, które jest zintegrowane z naszą witryną.

Jeśli nie potrzebujemy tak zaawansowanego rozwiązania możemy skorzystać z usług polskiego startupu – prowly.com. Za kwotę ok. 400 PLN otrzymujemy dostęp do platformy online umożliwiającej dystrybucję informacji prasowych do 500 osób. Zarządzanie takim internetowym biurem prasowym jest proste i intuicyjne i nie wymaga żadnej wiedzy technologicznej. Jego uruchomienie zajmuje zaledwie kilka minut.

Z głową w chmurze

Jeśli nie dysponujemy dużym budżetem możemy również pokusić się o wysyłkę „z palca”, czyli bezpośrednio z naszej skrzynki email. Aby uniknąć dodawania ciężkich załączników, które mogą nie przejść przez redakcyjne skrzynki, możemy skorzystać ze znanego narzędzia jakim jest Google Drive. Usługa chmury, edytor tekstu, łatwa kolaboracja i rozbudowane ustawienia prywatności – to tylko z niektórych zalet tego rozwiązania.

Jeśli zaś chcemy uniknąć wysyłania maili z naszej skrzynki możemy skorzystać z jednego z systemu do newsletterów takich jak Mailchimp.com lub Freshmail. W obu przypadkach wystarczy skorzystać z jednego z dziesiątek szablonów, uzupełnić go własną treścią i wcisnąć przycisk „Wyślij”. Specjalną ofertę dla organizacji pozarządowych ma jeden z największych dostawców usług email marketingowych – SARE.

Narzędzia do e-mail marketingu mogą być użyteczne przy komunikacji nie tylko z dziennikarzami, ale również szerszą bazą – np. naszych wolontariuszy lub osób wspierających naszą organizację.

Badanie trendów i kontekstów

A co jeśli nie wiemy, co publikować na naszej stronie lub co zainteresuje odbiorców naszego newslettera? Są narzędzia, która nam to podpowiedzią. Możemy skorzystać m.in. z darmowego narzędzia Google Trends, które pokazuje nam zainteresowanie danym tematem na osi czasu oraz w podziale na regiony.

Możemy również zapoznać się z bardziej zaawansowanym narzędziem, którym jest Google Keyword Planner. Jak sama nazwa wskazuje, pozwala ono na identyfikację słów kluczowych lub fraz, które są wpisywane przez użytkowników sieci. Narzędzie może być pomocne przy wymyślaniu kontekstów komunikacyjnych do działań media relations.

Podobną możliwość daje nam strona Answer The Public, która analizuje wyniki wyszukiwania dostarczane przez wyszukiwarki Google i Bing i przedstawia je w postaci najczęściej zadawanych pytań. Wyszukiwarka działa również w języku polskim.

W związku z tym, że Facebook jest niezwykle popularny w Polsce, możemy też sprawdzić, co jest na nim szczególnie interesujące dla użytkowników. Tu przydać się nam może narzędzie Facebook Audience Insights, za pomocą którego dowiemy się wielu informacji o naszej grupie docelowej. Facebook dzięki niemu podpowiada m.in. jak duża jest Wasza grupa docelowa na Facebooku, jak się zachowuje (ile ma polubionych stron, ile razy w miesiącu klika „Lubię to”, komentuje czy udostępnia), jakie strony lubi. Jest to niesamowita baza wiedzy, z której warto skorzystać aby następnie tworzyć treści idealnie skrojone dla wybranej grupy docelowej.

Tworzymy grafiki

Jeśli na pokładzie naszej organizacji nie ma grafika, możemy pokusić się o samodzielne wykonanie prostych obrazków i ilustracji. Pomóc może nam w tym m.in. Canva.com. Korzystając z gotowych i zazwyczaj darmowych szablonów możemy w nim wyczarować naprawdę niesamowite posty do mediów społecznościowych, plakaty, kolaże, wizytówki oraz wiele innych treści wizualnych. Do każdej grafiki możemy dodać jedną z blisko miliona okolicznościowych grafik oraz podmienić tekst.

Wśród innych narzędzi tego typu przydatne może okazać się również RAWGraphs, które służy do tworzenia atrakcyjnych wykresów online na podstawie przesłanych danych. Działa z plikami typu csv i tsv, a także z tekstami skopiowanymi i wklejonymi z innych aplikacji np. Excel, Arkusze Google, czy TextEdit.

Jeśli potrzebujemy z kolei atrakcyjnych zdjęć, które ubarwią nasze teksty na stronie możemy wejść na stronę Unsplash.com. W jej ramach fotografowie z całego świata dzielą się pięknymi, artystycznymi zdjęciami. Jest ich ponad 300 tysięcy. Przeglądając zasoby tego serwisu na pewno natraficie na takie, które widzieliście wcześniej na największych polskich portalach informacyjnych. I to wszystko za darmo! Alternatywą dla Unsplasha może być Pixabay.com oraz Photopin.com.

Do przygotowywania prezentacji, ale i materiałów prasowych przyda się również konto w serwisie Visual.ly. Za jego pomocą możemy stworzyć własne infografiki, które w atrakcyjny sposób zaprezentują zebrane przez nas dane i to bez skomplikowanego programu graficznego. Taki materiał warto dołączyć do wysyłki prasowej, zamieścić w kanale social media – wszystko, aby uatrakcyjnić przekaz.

Monitoring

Co mówi się o naszej marce? Czy w dobrym kontekście? Teraz aby to sprawdzić wystarczy dosłownie kilka minut, aby uruchomić narzędzie do monitoringu sieci. Do najpopularniejszych z nich należy m.in. Brand24, narzędzie monitoringu Internetu i mediów społecznościowych, działające w czasie rzeczywistym. Brand24 działa szybko, dając możliwość bycia na bieżąco i podejmowania działań. Wyróżnia się elastycznymi pakietami finansowymi i nie wymaga umowy.

Alternatywnym narzędziem jest Sentione. Pozwala on śledzić, analizować i reagować na wszystko, co mówi się w Internecie o organizacji, branży, kampanii, bądź danym zjawisku. To, co wyróżnia Sentione to przede wszystkim elastyczność – zamiast monitorowania słów kluczowych sprawdzamy w sieci co mówi się na zdefiniowane przez nas szersze tematy np. „kultura”.

Jeśli jeszcze nam mało możemy również przetestować IMM, Newspoint lub Mention. Każde z tych narzędzi oferuje nieco inne bazy danych oraz unikalne funkcje. Najlepiej samemu je przetestować!

Zarządzanie mediami społecznościowymi i analiza

W przypadku zarządzania wieloma kanałami social media łatwo można się pogubić. W uporządkowaniu komunikacji w sieci mogą wesprzeć nas narzędzia takie, jak Hootsuite, platforma do zarządzania wszystkimi działaniami marketingowymi w mediach społecznościowych. Umożliwia nam ono zarządzanie profilami społecznościowymi z poziomu jednej strony internetowej. Możemy również za jego pośrednictwem planować treści.

W zarządzaniu mediami społecznościowymi może nam przydać się również Sotrender –narzędzie social media, które umożliwia analizę działań na Facebooku, Twitterze, YouTube, Instagramie oraz podpowiadam, co można poprawić, żeby zaangażowanie na tych kanałach było wyższe. Wystarczy dodać stronę do Sotrendera i po kilku chwilach otrzymamy takie informacje jak m.in. liczba aktywnych użytkowników, najbardziej popularne treści, godziny aktywności oraz rodzaje interakcji (komentarze, polubienia, udostępnienia).

To nie jedyna pomocna aplikacja do analizy naszych działań. Czasami dzielimy się w mediach społecznościowych ważnymi dla nas linkami. Skąd możemy jednak wiedzieć, czy ludzie w nie klikają? Dzięki Bitly.com możemy nie tylko skracać długie adresy www, ale daje nam również dostęp do statystyk kliknięć. Narzędzie mierzy liczbę kliknięć, analizuje źródło ruchu i sprawdza, czy ktoś inny skrócił ten sam link przy użyciu tego samego narzędzia. Dzięki analizie danych wiemy też, jak prezentuje się skuteczność linku w czasie, czyli jak długo pozostaje on klikalny.

Podsumowanie

Narzędzi, które mogą być przydatne w komunikacji PR w sieci jest oczywiście więcej. W powyższym artykule udało się zebrać najważniejsze i najbardziej przydatne z nich. Oczywiście z czasem ich listę możemy swobodnie rozszerzać – istotne jest, aby dobrać dla siebie takie aplikacje, z których faktycznie będziemy korzystać. Samo zarządzanie nimi może bowiem być czasochłonne.

Większość przedstawionych narzędzi posiada darmowe wersje lub bezpłatne okresy testowe. Najlepiej zatem samemu przekonać się, jak one działają i czy korzystanie z nich będzie intuicyjne. Zachęcamy zatem do testów!

 

Autor jest ekspertem media/digital z wieloletnim doświadczeniem w komunikacji, prowadzi własną agencję doradczą Simple Stories